Rejestracja czasu pracy w przychodni

Jak uprościć ewidencję pracowników?

Przychodnia nie potrzebuje systemu rejestracji czasu pracy zaprojektowanego jak dla dużego zakładu produkcyjnego. Jednocześnie zwykła papierowa lista obecności lub arkusz Excel szybko przestają wystarczać, gdy placówka zatrudnia kilkadziesiąt osób, działa w kilku lokalizacjach albo współpracuje z pracownikami rozpoczynającymi pracę o różnych godzinach.

Lekarze, pielęgniarki, rejestracja, administracja i personel pomocniczy często funkcjonują według zupełnie innych harmonogramów.

Dlatego rejestracja czasu pracy w przychodni powinna przede wszystkim być prosta dla pracownika i nie generować dodatkowych obowiązków dla administracji.

Elektroniczny system RCP pozwala uporządkować ten proces, automatycznie zbierając informacje o rozpoczęciu i zakończeniu pracy oraz udostępniając dane osobom odpowiedzialnym za późniejsze rozliczenie czasu pracy.

Dlaczego ewidencja czasu pracy w przychodni bywa problematyczna?

W niewielkiej placówce wszystko może początkowo działać bardzo prosto: pracownicy podpisują listę obecności, grafik znajduje się w arkuszu, a ewentualne zmiany są przekazywane osobie odpowiedzialnej za administrację.

Problem pojawia się wraz ze wzrostem organizacji.

Dochodzą kolejni pracownicy, różne godziny pracy, dodatkowe gabinety, druga lokalizacja, zastępstwa czy zmiany w harmonogramie. Informacje zaczynają funkcjonować jednocześnie w kilku miejscach. W efekcie osoba odpowiedzialna za ewidencję pod koniec miesiąca musi ustalić, co było zaplanowane, kto rzeczywiście był obecny i czy wszystkie wpisy są poprawne.

Elektroniczny system RCP pozwala ograniczyć ten problem, ponieważ dane powstają już w momencie wykonywania zdarzenia przez pracownika.

Jeden terminal może obsługiwać całą przychodnię

W przypadku pracy stacjonarnej jednym z najprostszych rozwiązań jest umieszczenie terminala RCP w miejscu, przez które pracownicy rozpoczynają i kończą pracę. Weekly pozwala wykorzystywać tablet jako punkt rejestracji oraz obsługiwać identyfikację pracownika kartami RFID/NFC. System może być również używany w aplikacji mobilnej.

Dla pracownika cały proces może więc ograniczyć się do krótkiej czynności wykonywanej przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy. Nie trzeba uruchamiać komputera, wypełniać formularza ani szukać papierowej listy obecności.

W mniejszej przychodni jeden terminal może obsługiwać cały zespół. Jeśli organizacja posiada kilka lokalizacji, kolejne urządzenia można uruchamiać wraz z rozwojem systemu. Weekly przewiduje możliwość łatwego dodawania kolejnych punktów rejestracji RFID/NFC.

Co w przypadku kilku placówek?

To jeden z obszarów, w których elektroniczna rejestracja czasu pracy zaczyna być szczególnie użyteczna. Sieć przychodni może posiadać kilka punktów działających w różnych częściach miasta lub nawet w różnych miejscowościach.

Tradycyjny model oznacza wtedy osobne listy obecności dla każdego obiektu, które następnie trzeba zebrać i przekazać do administracji. W systemie elektronicznym poszczególne miejsca pracy mogą funkcjonować w ramach jednego środowiska. Dzięki temu osoba zarządzająca nie musi fizycznie zbierać dokumentów z każdej lokalizacji. Dane mogą być analizowane według pracownika, grupy lub miejsca pracy. Weekly posiada m.in. raporty szczegółowe, grupowe i raporty miejsca pracy.

Rejestracja czasu pracy pracowników o różnych godzinach

W przychodni często nie funkcjonuje jeden wspólny moment rozpoczęcia pracy.

Rejestracja może rozpoczynać pracę rano, część lekarzy może przyjmować pacjentów dopiero po południu, a administracja może pracować według jeszcze innego harmonogramu. To właśnie dlatego mechaniczne sprawdzanie, czy „wszyscy są o 8:00”, nie ma większego sensu. System RCP powinien rejestrować rzeczywiste godziny pracy poszczególnych osób i pozwalać zestawić je z przygotowanym harmonogramem.

Weekly posiada moduł grafików, dzięki któremu można planować pracę pracowników oraz zespołów, a następnie pracować na danych wynikających z rzeczywistych rejestracji. W praktyce pozwala to łatwiej zauważyć różnice pomiędzy planem a rzeczywistym przebiegiem dnia pracy.

Aplikacja czy terminal RCP?

Nie każda grupa pracowników musi korzystać z systemu w identyczny sposób.

Dla pracowników stale rozpoczynających pracę w przychodni wygodny może być wspólny terminal. W innych przypadkach można wykorzystać aplikację mobilną. Weekly został zaprojektowany tak, aby umożliwiać rejestrowanie czasu zarówno z aplikacji, jak i terminala. Dane trafiają następnie do wspólnego środowiska. Daje to możliwość dopasowania sposobu rejestracji do organizacji pracy zamiast narzucania jednej metody wszystkim pracownikom.

Co jeśli pracownik zapomni zarejestrować rozpoczęcie pracy?

W każdej organizacji zdarzają się pomyłki.

Problemem nie jest więc samo wystąpienie błędnego wpisu, lecz sposób jego późniejszego poprawienia. W Weekly pracownik może złożyć wniosek o korektę danych. Zmiana może zostać opisana, a następnie zaakceptowana lub odrzucona przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia. System przewiduje także raportowanie takich wniosków. Dzięki temu nie trzeba opierać procesu na mailach czy ustnych prośbach typu „dopisz mi wczoraj 8:00”.

Korekta staje się częścią uporządkowanego procesu.

Mniej pracy pod koniec miesiąca

Największą wartość systemu RCP w przychodni widać często nie przy samym rejestrowaniu wejścia, ale przy późniejszym przygotowaniu danych. Jeżeli informacje o pracy zostały zebrane elektronicznie, można je wykorzystać do tworzenia raportów i zestawień. Weekly pozwala generować między innymi raporty dla konkretnego pracownika, grupy oraz miejsca pracy, a dane mogą być eksportowane do dalszej analizy. Oznacza to mniej ręcznego przepisywania danych. W przypadku jednej niewielkiej placówki oszczędność może nie wydawać się spektakularna. Przy kilku lokalizacjach i większej liczbie pracowników różnica staje się znacznie bardziej widoczna.

System RCP nie musi oznaczać dużego wdrożenia

Wiele mniejszych organizacji odkłada wdrożenie elektronicznego RCP, zakładając, że oznacza ono rozbudowaną instalację, serwer i skomplikowane urządzenia. Nie musi tak być.

Weekly wykorzystuje rozwiązanie dostępne przez aplikację internetową oraz urządzenia mobilne. Terminal może działać na tablecie, a do jego uruchomienia potrzebne są przede wszystkim zasilanie oraz dostęp do sieci. Sam proces wdrożenia może rozpocząć się od analizy sposobu pracy organizacji, konfiguracji struktury użytkowników i uruchomienia podstawowego zakresu rozwiązania. Taki model wdrożenia opisuje również obecna strona Weekly.

Dzięki temu przychodnia może rozpocząć np. od jednego punktu rejestracji, a dopiero później rozszerzać system.

Kiedy przychodnia szczególnie skorzysta z elektronicznego RCP?

System zaczyna przynosić szczególnie wyraźne korzyści, gdy organizacja przestaje być możliwa do sprawnego obsłużenia jednym arkuszem lub papierową listą. Może to być sytuacja, w której placówka posiada więcej niż jedną lokalizację, pracownicy pracują według różnych harmonogramów, często pojawiają się zastępstwa albo administracja poświęca dużo czasu na ręczne przygotowanie miesięcznych zestawień. Wtedy elektroniczna rejestracja czasu pracy przestaje być tylko wygodnym dodatkiem. Staje się sposobem na uporządkowanie procesu, który i tak trzeba realizować.

Jak rozpocząć wdrożenie RCP w przychodni?

W przypadku przychodni nie chodzi o wybór konkretnego urządzenia. Najpierw warto odpowiedzieć na kilka prostych pytań: ilu pracowników ma korzystać z systemu, w ilu lokalizacjach odbywa się praca, gdzie pracownicy rozpoczynają dzień oraz czy dla wszystkich odpowiedni będzie ten sam sposób rejestracji. Na tej podstawie można określić liczbę terminali oraz sposób konfiguracji systemu. Czasem wystarczy jeden tablet. W innym przypadku lepsze będzie połączenie kilku terminali i aplikacji mobilnej. Dobrze zaprojektowany system powinien pozwalać na rozwój konfiguracji wraz ze zmianami w organizacji.

Rejestracja czasu pracy w przychodni bez zbędnych formalności

Celem wdrożenia elektronicznego RCP nie powinno być dokładanie pracownikom kolejnego systemu do obsługi. Najlepszy proces to taki, którego pracownik praktycznie nie zauważa: rozpoczyna pracę, wykonuje prostą czynność na terminalu lub w aplikacji i zajmuje się swoimi obowiązkami.

Cała wartość pojawia się po drugiej stronie.

Administracja otrzymuje uporządkowane informacje bez konieczności przepisywania papierowych dokumentów, zbierania danych z kilku lokalizacji czy każdorazowego odtwarzania przebiegu dnia pracy.

Weekly pozwala połączyć rejestrację na terminalach RFID/NFC i w aplikacji z grafikami, korektami oraz raportami w jednym środowisku.