Rejestracja czasu pracy lekarzy w kilku placówkach

Jak uporządkować ewidencję?

Lekarz może rano przyjmować pacjentów w jednej placówce, kilka godzin później pracować w drugim punkcie tej samej organizacji, a kolejnego dnia realizować zupełnie inny harmonogram. Dla pracownika taki model jest często czymś naturalnym. Dla administracji oznacza jednak konieczność uporządkowania znacznie większej liczby informacji.

Nie wystarczy już wiedzieć, ile godzin dana osoba przepracowała. Znaczenie ma również to, gdzie i kiedy praca była wykonywana, czy harmonogram pokrywał się z rzeczywistą obecnością oraz czy wszystkie zdarzenia zostały prawidłowo zarejestrowane. Przy jednej niewielkiej placówce takie informacje można jeszcze stosunkowo łatwo zebrać ręcznie. Gdy organizacja działa w kilku lokalizacjach, a część lekarzy przemieszcza się między nimi, tradycyjne listy obecności i osobne arkusze szybko zaczynają komplikować cały proces.

Elektroniczna rejestracja czasu pracy pozwala uporządkować te dane w jednym miejscu i ograniczyć liczbę czynności, które administracja musi wykonywać ręcznie.

Kilka placówek, jeden pracownik

Wyobraźmy sobie organizację prowadzącą trzy przychodnie. Część personelu pracuje stale w jednej lokalizacji. Inni lekarze przyjmują pacjentów w dwóch lub trzech punktach, a ich harmonogram zmienia się w zależności od dnia tygodnia. Jeżeli każda placówka prowadzi własną dokumentację, pod koniec miesiąca wszystkie informacje trzeba zebrać i połączyć. Wtedy pojawiają się dodatkowe pytania: gdzie dokładnie pracował lekarz, o której rozpoczął i zakończył pracę, czy godziny odpowiadają grafikowi i czy któregoś wpisu nie brakuje.

Przy kilku osobach można to jeszcze sprawdzić ręcznie. Przy większym zespole zaczyna to oznaczać coraz więcej pracy administracyjnej i coraz większe ryzyko pomyłek.

Dlatego w organizacji wielolokalizacyjnej warto patrzeć na rejestrację czasu pracy jako na jeden wspólny proces, a nie kilka niezależnych systemów działających obok siebie.

Jedna organizacja, wiele miejsc pracy

Poszczególne placówki mogą funkcjonować jako odrębne miejsca pracy w ramach jednego środowiska RCP. Lekarz może być przypisany do kilku lokalizacji, a każde zarejestrowane zdarzenie może być powiązane z konkretnym miejscem. Przykładowy harmonogram może wyglądać następująco:

• poniedziałek – Przychodnia Centrum,

• wtorek – Przychodnia Północ,

• środa – Przychodnia Centrum,

• czwartek – Przychodnia Zachód.

Z perspektywy pracownika nadal jest to jeden system. Administracja zyskuje natomiast możliwość analizowania danych zarówno według osoby, jak i konkretnej placówki. To znacznie wygodniejsze niż sytuacja, w której każda lokalizacja prowadzi własne zestawienia, a później ktoś musi ręcznie składać je w całość.

Jak lekarz może rejestrować czas pracy?

Sposób rejestracji warto dopasować do organizacji pracy. W placówkach stacjonarnych dobrze sprawdza się terminal RCP z obsługą kart lub identyfikatorów RFID/NFC. Lekarz przychodzi do placówki, zbliża kartę do urządzenia i rozpoczyna pracę. Jeżeli terminal jest przypisany do konkretnej lokalizacji, system od razu wie, gdzie zdarzenie zostało zarejestrowane. W organizacji posiadającej kilka placówek można więc zastosować osobny terminal w każdym punkcie, bez konieczności tworzenia osobnych kont dla tych samych pracowników. Ten sam identyfikator może służyć do rejestracji w różnych miejscach należących do jednej organizacji.

Weekly umożliwia również korzystanie z aplikacji, dlatego nie wszystkie grupy pracowników muszą korzystać z systemu w identyczny sposób.

Terminal RCP czy aplikacja?

Nie ma jednej odpowiedzi, która sprawdzi się wszędzie. Jeżeli pracownicy rozpoczynają pracę w stałych lokalizacjach, a przez dany punkt przewija się większa liczba osób, terminal RFID/NFC jest prostym i wygodnym rozwiązaniem. Nie wymaga używania prywatnego telefonu, a rejestracja trwa kilka sekund. Aplikacja daje większą elastyczność tam, gdzie instalowanie dodatkowego urządzenia nie ma uzasadnienia albo charakter pracy wymaga innego sposobu rejestracji.

Oba rozwiązania mogą działać równolegle.

Część zespołu może korzystać z terminali, a część z aplikacji. Z punktu widzenia administracji najważniejsze jest to, że wszystkie dane trafiają do jednego środowiska.

Grafik lekarza a rzeczywista obecność

Przy pracy w kilku lokalizacjach szczególnie ważne staje się porównanie planu z rzeczywistością.

Grafik pokazuje, gdzie i kiedy lekarz miał pracować. Rejestracja RCP informuje natomiast, kiedy i w jakim miejscu faktycznie rozpoczął oraz zakończył pracę. Dopiero zestawienie tych dwóch informacji daje pełniejszy obraz. Jeżeli lekarz miał rozpocząć pracę o 8:00 w placówce A i właśnie tam o 8:07 zarejestrował rozpoczęcie dnia, sytuacja jest jasna. Jeśli natomiast brakuje wpisu albo zdarzenie pochodzi z innej lokalizacji, administracja od razu wie, że warto to sprawdzić.

Weekly pozwala łączyć grafiki z rzeczywistymi zdarzeniami pracowników, dzięki czemu obie informacje są dostępne w jednym systemie.

Jeden dzień, dwie lokalizacje

W praktyce może się zdarzyć, że lekarz pracuje tego samego dnia w dwóch placówkach. Przykładowo, od 8:00 do 12:00 przyjmuje pacjentów w placówce A, a od 13:00 do 17:00 w placówce B. Dla organizacji istotna jest wtedy nie tylko łączna liczba przepracowanych godzin. Ważne jest również to, jaka część pracy została wykonana w każdej lokalizacji. Dlatego system RCP powinien umożliwiać rejestrowanie zmiany miejsca pracy w ciągu dnia i zachowywać historię kolejnych zdarzeń.

W efekcie raport pokazuje rzeczywisty przebieg dnia, a nie wyłącznie pierwszą godzinę wejścia i ostatnią godzinę wyjścia.

Raport według pracownika albo lokalizacji

Te same dane można później analizować z różnych perspektyw. Czasem potrzebne jest zestawienie dotyczące konkretnego lekarza i całego jego czasu pracy w danym miesiącu. Innym razem bardziej przydatny będzie raport pokazujący, kto pracował w określonej placówce. Weekly umożliwia tworzenie raportów dla pracowników, grup oraz miejsc pracy. Dzięki temu nie ma potrzeby prowadzenia osobnych arkuszy dla każdego punktu. Jedna baza danych może służyć do przygotowywania różnych zestawień, zależnie od tego, czego w danym momencie potrzebuje administracja.

Wiele lokalizacji nie powinno oznaczać wielu systemów

Jeżeli każda placówka korzysta z osobnego środowiska, problem rozproszonej dokumentacji właściwie pozostaje. Zmienia się jedynie forma. Zamiast kilku papierowych list pojawia się kilka cyfrowych zestawień, które nadal trzeba później zebrać i połączyć. Znacznie wygodniejszy jest model, w którym wszystkie lokalizacje funkcjonują w ramach jednej struktury organizacyjnej. Pracownik posiada wtedy jeden profil, może być przypisany do kilku miejsc pracy, a zmiana grafiku nie wymaga tworzenia kolejnego konta.

Jeżeli organizacja otwiera nową placówkę, wystarczy dodać kolejne miejsce pracy i odpowiednio skonfigurować użytkowników oraz sposób rejestracji.

Takie podejście dobrze sprawdza się szczególnie tam, gdzie sieć placówek ma się z czasem rozwijać.

Co z błędną albo brakującą ewidencją?

Nawet najlepiej zaprojektowany system nie wyeliminuje wszystkich pomyłek.

Pracownik może zapomnieć zbliżyć kartę, zarejestrować niewłaściwe zdarzenie albo wykonać je o błędnej godzinie. Ważne jest więc nie tyle to, czy takie sytuacje się pojawią, ale w jaki sposób będą później obsługiwane. W Weekly pracownik może złożyć wniosek o korektę, a osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia może go zweryfikować i zatwierdzić albo odrzucić. Pozwala to uniknąć ręcznego poprawiania danych bez informacji o tym, dlaczego zmiana została wprowadzona.

W organizacji działającej w kilku lokalizacjach ma to szczególne znaczenie, ponieważ osoba rozliczająca czas pracy nie zawsze zna kontekst konkretnej sytuacji.

Dostęp do danych zgodnie z rolą

Nie każda osoba zarządzająca musi widzieć wszystkie informacje dotyczące całej organizacji. Administrator systemu może potrzebować dostępu do danych ze wszystkich lokalizacji, natomiast kierownik jednej placówki może pracować wyłącznie na informacjach dotyczących własnego zespołu. Dlatego zakres uprawnień powinien być dopasowany do roli użytkownika.

Takie podejście ułatwia codzienną pracę i jednocześnie ogranicza dostęp do danych tylko do osób, które rzeczywiście ich potrzebują.

A jeśli lekarz pracuje dla kilku niezależnych podmiotów?

To sytuacja inna niż praca w kilku placówkach należących do jednej organizacji. Jeżeli lekarz współpracuje z kilkoma niezależnymi podmiotami, każdy z nich prowadzi własne procesy i odpowiada za dane związane z wykonywaną u niego pracą. Nie należy więc automatycznie zakładać, że wszystkie informacje powinny trafiać do jednego wspólnego panelu dostępnego dla kilku niezależnych organizacji.

Warto rozróżnić dwa scenariusze: kilka lokalizacji należących do jednego podmiotu oraz praca dla kilku niezależnych podmiotów.

W pierwszym przypadku wspólne środowisko RCP może znacznie uprościć zarządzanie. W drugim dane i zakres dostępu powinny pozostać odpowiednio rozdzielone.

Jak przygotować wdrożenie RCP w kilku placówkach?

Najlepiej zacząć od odwzorowania rzeczywistego sposobu działania organizacji. W praktyce trzeba ustalić przede wszystkim:

• które lokalizacje mają zostać objęte systemem,

• którzy pracownicy pracują w więcej niż jednym miejscu,

• gdzie rzeczywiście potrzebne są terminale,

• które grupy mogą korzystać z aplikacji,

• jak obecnie planowane są grafiki,

• kto odpowiada za korekty,

• jakie raporty są potrzebne administracji.

Dopiero na tej podstawie warto projektować konfigurację systemu.

Nie chodzi o to, żeby instalować jak najwięcej urządzeń. Chodzi o stworzenie możliwie prostego procesu, który będzie dostarczał potrzebnych danych bez dokładania niepotrzebnych czynności pracownikom.

Rejestracja nie powinna przeszkadzać w pracy

Dobry system RCP jest dla użytkownika niemal niewidoczny. Jeżeli lekarz korzysta z terminala RFID/NFC, rejestracja może ograniczać się do zbliżenia identyfikatora. W aplikacji powinna wymagać równie prostej czynności. Pracownik nie powinien zastanawiać się, do którego arkusza wpisać godzinę ani komu przekazać informację o zmianie lokalizacji.

To system ma uporządkować dane na podstawie wykonanych zdarzeń.

Największą korzyść odczuwa administracja

Najbardziej widocznym elementem RCP jest terminal albo aplikacja, ale największa wartość systemu pojawia się później. Zamiast zbierać listy obecności z kilku miejsc, administracja może korzystać z danych dostępnych w jednym systemie. Nie trzeba ręcznie ustalać, gdzie danego dnia pracował konkretny lekarz ani łączyć kilku oddzielnych zestawień. Historia zdarzeń, miejsca pracy, grafiki i raporty mogą funkcjonować w jednej strukturze.

Im więcej lokalizacji i pracowników, tym większe znaczenie ma takie uporządkowanie procesu.

Weekly dla organizacji działających w kilku lokalizacjach

Weekly pozwala połączyć pracowników, miejsca pracy, terminale, aplikację, grafiki, korekty i raportowanie w jednym środowisku. System może działać zarówno w jednej placówce, jak i w organizacji posiadającej kilka punktów. Dodanie nowej lokalizacji nie wymaga tworzenia całego procesu od początku. Można rozszerzyć istniejącą strukturę o kolejne miejsce pracy, skonfigurować sposób rejestracji i przypisać odpowiednich użytkowników.

Dzięki temu rozwiązanie może rozwijać się razem z organizacją.