Rejestracja czasu pracy w szpitalu.

Jak uporządkować ewidencję personelu?

Organizacja czasu pracy w szpitalu znacząco różni się od standardowego środowiska biurowego. Praca zmianowa, całodobowe funkcjonowanie części jednostek, wiele grup zawodowych, rozbudowana struktura organizacyjna oraz duża liczba pracowników powodują, że prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy może być dużym obciążeniem dla administracji.

Im większa placówka, tym trudniej opierać ten proces na papierowych listach obecności, ręcznie przygotowywanych zestawieniach czy kilku niezależnych arkuszach.

Rozwiązaniem może być elektroniczny system rejestracji czasu pracy, który pozwala zbierać informacje bezpośrednio w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy, a następnie wykorzystywać je do raportowania i dalszych procesów administracyjnych.

Dlaczego rejestracja czasu pracy w szpitalu jest szczególnie wymagająca?

Szpital to organizacja, w której jednocześnie funkcjonuje wiele różnych modeli pracy.

Inaczej wygląda organizacja czasu pracy pracowników administracyjnych, inaczej zespołów technicznych, personelu pomocniczego, a jeszcze inaczej osób pracujących w systemach zmianowych.

Dodatkowym wyzwaniem jest struktura samej organizacji. Jeden podmiot może obejmować wiele oddziałów, poradni, pracowni, działów administracyjnych oraz jednostek działających w różnych częściach budynku, a czasami również w różnych lokalizacjach. W takim środowisku system rejestracji czasu pracy powinien być przygotowany na obsługę dużej liczby użytkowników bez komplikowania codziennej pracy personelu. Pracownik powinien móc zarejestrować rozpoczęcie lub zakończenie pracy w ciągu kilku sekund. Administracja powinna natomiast otrzymać dane pozwalające ustalić, kto, kiedy i w jakim miejscu rozpoczął lub zakończył pracę.

Terminal RCP zamiast papierowej listy obecności

Jednym z najprostszych sposobów rejestrowania czasu pracy w szpitalu jest wykorzystanie stacjonarnych terminali RCP.

W rozwiązaniu Weekly terminal może działać na tablecie wyposażonym w czytnik RFID/NFC. Pracownik zbliża przypisaną kartę lub identyfikator, a zdarzenie zostaje zapisane w systemie. Nie wymaga to instalowania aplikacji na prywatnym telefonie ani każdorazowego wpisywania loginu i hasła. W dużej organizacji ma to szczególne znaczenie. Przy rozpoczęciu zmiany z jednego punktu rejestracji może korzystać wielu pracowników w krótkim czasie. Obsługa terminala musi więc być maksymalnie prosta.

Terminal może być również przypisany do konkretnego miejsca pracy. Dzięki temu system nie zapisuje wyłącznie godziny zdarzenia, ale może również określać lokalizację, w której pracownik rozpoczął lub zakończył pracę.

Kilka terminali RCP w jednym szpitalu

W przypadku dużego szpitala jeden punkt rejestracji nie zawsze będzie wystarczający. Jeżeli pracownicy rozpoczynają pracę w różnych częściach obiektu, kierowanie wszystkich do jednego terminala może być niepraktyczne. System powinien więc umożliwiać tworzenie wielu punktów rejestracji.

Weekly pozwala przypisywać terminale do konkretnych miejsc pracy i rozbudowywać instalację wraz z rozwojem wdrożenia.

Przykładowo, osobne urządzenia mogą funkcjonować przy różnych wejściach, budynkach lub częściach kompleksu szpitalnego. Nie oznacza to jednak tworzenia kilku niezależnych systemów. Dane trafiają do jednego środowiska, dzięki czemu osoby zarządzające mogą analizować informacje dotyczące całej organizacji.

Jeden system, różne grupy pracowników

Wdrożenie RCP w szpitalu nie musi oznaczać identycznego sposobu rejestracji dla każdego zatrudnionego.

Dla większości pracowników wykonujących pracę stacjonarnie wygodnym rozwiązaniem może być karta RFID/NFC i terminal znajdujący się w obiekcie. W przypadku innych grup organizacja może potrzebować dodatkowych sposobów rejestracji. Istotne jest przede wszystkim to, aby wszystkie informacje trafiały do wspólnego systemu. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której jeden dział wykorzystuje papierowe listy obecności, inny arkusz kalkulacyjny, a jeszcze inny osobną aplikację.

Im bardziej rozbudowana organizacja, tym większe znaczenie ma jedno źródło danych.

Struktura organizacyjna szpitala w systemie RCP

Samo zapisanie godziny wejścia i wyjścia nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z ewidencją czasu pracy – w dużej placówce ważne jest również odpowiednie uporządkowanie użytkowników. System powinien umożliwiać odwzorowanie struktury organizacyjnej, dzięki czemu pracowników można przypisać do odpowiednich jednostek, zespołów lub miejsc pracy. Ma to znaczenie zarówno podczas codziennego zarządzania systemem, jak i późniejszego raportowania. Osoba odpowiedzialna za określoną część organizacji nie musi analizować danych całego szpitala. Może pracować na informacjach dotyczących określonych grup pracowników, jeżeli otrzyma odpowiednie uprawnienia.

Grafik a rzeczywisty czas pracy

Sama rejestracja zdarzeń jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy można zestawić ją z planowanym czasem pracy. Weekly posiada moduł grafików umożliwiający planowanie czasu pracy pracowników i zespołów. Dzięki temu system może pełnić nie tylko funkcję elektronicznego rejestratora wejść i wyjść, ale również wspierać analizę różnic pomiędzy zaplanowanym a rzeczywistym czasem pracy. W środowisku szpitalnym, w którym występują różne zmiany i godziny rozpoczęcia pracy, jest to znacznie bardziej praktyczne niż analizowanie kilku niezależnych dokumentów. Grafik oraz rzeczywiste zdarzenia mogą być dostępne w jednym środowisku.

Co w przypadku błędnej rejestracji?

Przy dużej liczbie pracowników nie da się całkowicie wyeliminować sytuacji, w których ktoś zapomni zarejestrować rozpoczęcie albo zakończenie pracy.

Dlatego system RCP powinien przewidywać kontrolowany sposób poprawiania danych.

Weekly wykorzystuje mechanizm wniosków o korektę. Pracownik może zgłosić potrzebę zmiany konkretnego zdarzenia wraz z uzasadnieniem. Następnie wniosek może zostać zweryfikowany przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia, dzięki temu korekta nie wymaga nieformalnego poprawiania danych przez administratora systemu.

Cały proces może pozostać uporządkowany i możliwy do późniejszego zweryfikowania.

Raportowanie czasu pracy w szpitalu

Jedną z największych korzyści elektronicznego systemu RCP jest możliwość wykorzystania raz zarejestrowanych danych do dalszego raportowania.

Weekly umożliwia przygotowywanie raportów dotyczących konkretnych pracowników, grup oraz miejsc pracy.

Dane mogą być następnie eksportowane, między innymi do arkuszy Excel, i wykorzystywane w kolejnych procesach organizacji. W przypadku szpitala pozwala to analizować dane nie tylko na poziomie całej placówki. Możliwe jest przygotowanie zestawień dotyczących określonej jednostki organizacyjnej, grupy pracowników czy lokalizacji. Ogranicza to konieczność ręcznego zbierania informacji z wielu źródeł pod koniec okresu rozliczeniowego.

Uprawnienia i dostęp do danych

Duża organizacja wymaga odpowiedniego zarządzania dostępem. Nie każdy użytkownik systemu powinien mieć możliwość przeglądania danych wszystkich pracowników szpitala. Weekly pozwala definiować różne poziomy uprawnień i zakres informacji dostępnych dla poszczególnych użytkowników. Dzięki temu można rozdzielić obowiązki pomiędzy administratorami systemu, osobami odpowiedzialnymi za określone jednostki organizacyjne oraz innymi użytkownikami korzystającymi z danych RCP. W przypadku placówki ochrony zdrowia kwestie związane z bezpieczeństwem i przetwarzaniem danych powinny być jednym z elementów planowania wdrożenia już od jego pierwszego etapu.

Wdrożenie Weekly dla SPZOZ w Mogilnie

Przykładem takiego podejścia jest projekt przygotowany dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Mogilnie.

Założeniem projektu nie jest wyłącznie instalacja urządzeń do rejestrowania wejść i wyjść. Projekt obejmuje trzy stacjonarne terminale rejestracji czasu pracy oraz aplikację internetową umożliwiającą zarządzanie systemem. Jednym z elementów przygotowania środowiska jest również odwzorowanie struktury organizacyjnej oraz konfiguracja kont użytkowników odpowiedzialnych za zarządzanie systemem.

Rozwiązanie zostało zaplanowane w taki sposób, aby można było rozwijać je etapowo. Kolejne grupy pracowników, miejsca pracy i punkty rejestracji mogą być uruchamiane wraz z rozszerzaniem zakresu wykorzystania systemu. Istotną częścią projektu jest również przygotowanie organizacji do samodzielnej pracy z rozwiązaniem.

Takie podejście pokazuje, że wdrożenie systemu RCP w szpitalu nie powinno rozpoczynać się od odpowiedzi na pytanie: „jaki terminal kupić?”. Najpierw trzeba ustalić, jak faktycznie funkcjonuje organizacja.

Jak przygotować szpital do wdrożenia systemu RCP?

Przed uruchomieniem systemu warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.

Ilu pracowników ma zostać objętych rejestracją? W których miejscach rozpoczynają oni pracę? Czy jeden terminal będzie wystarczający? Jak wygląda struktura organizacyjna? Kto powinien mieć dostęp do danych? Czy wszystkie grupy pracowników będą korzystać z tego samego sposobu rejestracji?

Dopiero po ustaleniu tych kwestii można prawidłowo zaplanować liczbę terminali, miejsca ich instalacji oraz konfigurację systemu. W przypadku większych organizacji dobrym rozwiązaniem może być również wdrożenie etapowe.

Pierwszy etap może objąć wybrane grupy pracowników lub lokalizacje, a kolejne jednostki mogą być dołączane po sprawdzeniu działania przyjętego modelu. Pozwala to ograniczyć ryzyko organizacyjne i dopracować proces przed rozszerzeniem systemu na całą placówkę.

Co daje elektroniczna rejestracja czasu pracy w szpitalu?

Najważniejszą korzyścią nie jest samo zastąpienie podpisu na papierowej liście zbliżeniem karty do terminala. Znacznie ważniejsze jest utworzenie jednego, uporządkowanego źródła danych o czasie pracy. System RCP pozwala połączyć informacje o rzeczywistych zdarzeniach pracowników z ich miejscami pracy, strukturą organizacyjną, grafikami, korektami i raportami.

Dla pracownika cały proces może sprowadzać się do prostego zbliżenia karty. Dla administracji oznacza natomiast dostęp do danych bez konieczności ich ponownego przepisywania i łączenia informacji pochodzących z wielu niezależnych źródeł.

Przy kilkudziesięciu pracownikach może to być wygoda.

Przy kilkuset – dobrze zaprojektowany proces rejestracji czasu pracy staje się jednym z elementów sprawnego funkcjonowania organizacji.

System RCP dla szpitala powinien być dopasowany do organizacji

Nie istnieje jeden model wdrożenia odpowiedni dla każdego szpitala.

Placówki różnią się liczbą pracowników, strukturą, liczbą budynków, sposobem organizacji zmian oraz potrzebami dotyczącymi raportowania.

Dlatego system rejestracji czasu pracy powinien być konfigurowany pod konkretną organizację, zamiast zmuszać organizację do dostosowania swoich procesów do ograniczeń systemu.

Weekly łączy terminale RFID/NFC z internetowym panelem zarządzania, grafikami, raportami oraz mechanizmami obsługi korekt.

Pozwala dzięki temu stworzyć środowisko, które może rozwijać się razem z placówką – od kilku punktów rejestracji po system obejmujący wiele jednostek i grup pracowników.

Planujesz wdrożenie RCP w szpitalu?

Przed wyborem urządzeń warto przeanalizować sposób, w jaki pracownicy faktycznie rozpoczynają i kończą pracę, strukturę organizacyjną placówki oraz potrzeby osób odpowiedzialnych za późniejsze raportowanie.

Na tej podstawie można zaplanować liczbę terminali, sposób identyfikacji pracowników i zakres wdrożenia.

Weekly może zostać skonfigurowany pod strukturę konkretnego szpitala i rozwijany etapowo wraz z kolejnymi grupami pracowników oraz lokalizacjami.

Skontaktuj się z nami, jeżeli chcesz omówić, jak taki model mógłby wyglądać w Twojej organizacji.